Kto potrzebuje systemu rezerwacji?
Wbrew pozorom, wielu firmom potrzebny jest system rezerwacji online. Jest to każda działalność, która opiera się na sprzedaży telefonicznej, gdzie Klient umawia się na rozmowę wcześniej. Jest to doskonałe rozwiązanie dla branż, które tworzą landing page, na którym Klienci zwykle zostawiają swój numer telefonu, a handlowiec oddzwania. Spróbuję zatem przytoczyć kilka przykładów branż, gdzie systemy rezerwacji się przydają. Część z tych branż jest oczywista – inne trochę mniej. No to sprawdźmy:
- hotele, pensjonaty, rezerwacje pokojów,
- doradca ubezpieczeniowy,
- pośrednik nieruchomości,
- konsultant biznesowy,
- psychoterapeuta,
- trener personalny,
- fryzjer,
- lekarz,
- każda firma, która oferuje darmowe konsultacje online
Jak widać bez zagłębiania się w temat – tych branż jest całkiem sporo, a bez problemu można ich znaleźć dużo więcej.
Rodzaje kalendarzy
Systemy rezerwacji online to potężna dziedzina w świecie tworzenia stron internetowych. Przecież każdy dobrze zna takie firmy jak Booksy (zaczęli od rezerwacji wizyt fryzjerskich, sukcesywnie zwiększając liczbę obsługiwanych branż), czy Znany Lekarz (rozpoczęli od opinii, ale aktualnie ważnym aspektem ich działalności są rezerwacje wizyt).
Dla stron www zbudowanych na WordPressie, istnieją gotowe wtyczki, jak Amelia, czy Crocoblock, które pomagają stworzyć własny system rezerwacji online. Ja sam zbudowałem strony z systemami rezerwacji i wiem, że każda branża może mieć inne wymagania. Umownie podzielę systemy rezerwacji na proste i rozbudowane.
Proste systemy rezerwacji online
Przede wszystkim prosty system to taki, gdy na jedną wybraną godzinę może przyjść jedna osoba: klasyczny system 1:1. Z przedstawicielem firmy na wybraną godzinę umawia się jedna osoba. Przykładem może być psychoterapeuta.
Kolejnym wyznacznikiem będzie stały czas wszystkich spotkań oraz stały odstęp czasu pomiędzy poszczególnymi wizytami. Tego kryterium nie spełnią przykładowo fryzjerzy, bo czas, który jest konieczny na męskie strzyżenie jest zupełnie inny od przykładowo przygotowania fryzury ślubnej panny młodej.
Trzecim wyznacznikiem prostego kalendarza będzie brak zewnętrznych integracji, np. łączenia z systemami CRM, zenętrznymi kalendarzami. Rezerwacja umożliwia po prostu blokadę slotu czasowego.
Ostatnim wskaźnikiem może być brak możliwości płatności. Klient nie może za zarezerwowaną wizytę zapłacić przez bramkę płatności, jak w sklepie. Może natomiast w dalszym ciągu zapłacić przelewem.
W tym artykule przedstawiam darmowy system rezerwacji od Google, który jest bardzo prostym rozwiązaniem. Istnieje możliwość rozbudowy systemu, ale tutaj już trzeba liczyć się z opłatą.
Rozbudowane systemy rezerwacji
Najprościej rzecz ujmując rozbudowane systemy to przeciwieństwa powyższego akapitu. Zatem będą posiadały jedną z poniższych cech:
- możliwość rezerwacji kilku osób na jeden termin, np. zajęcia grupowe fitness,
- zewnętrzne przesyłanie danych, np. automatyczne wprowadzenie danych Klientów do systemu CRM,
- możliwość płatności online za wizytę,
- długość wizyty uzależniona od wybranej usługi
W Enjoy Ads Studio często tworzę rozbudowany system rezerwacji online. Ważne jest, aby Klient już na wstępie podał wszystkie najważniejsze funkcjonalności, które potrzebuje, bo od tego zależy wybór narzędzia.
Rozbudowane systemy rezerwacji są dosyć drogie. Wymagają dużo czasu, który poświęci programista na przygotowanie dedykowanego rozwiązania. Natomiast uważam, że w wielu przypadkach jest to koszt, który się zwraca. Już spieszę z wytłumaczeniem z własnego doświadczenia. Wiele lat temu prowadziłem firmę, która zajmowała się prowadzeniem zajęć pozalekcyjnych dla dzieci. We wrześniu w tej branży prowadzone są intensywne zapisy na zajęcia pokazowe i całoroczne. W początkowym etapie zapisy zbierałem przez formularz kontaktowy i przez telefon. Poświęciłem na to bardzo dużą ilość czasu. Na każdy formularz trzeba odpowiedzieć, podobnie jak na email, a wszystko zapisać w excelu. Powiesz, że to tylko chwila? Właściwie tak, ale pomnóż to przez 300-400 w okresie 3-tygodniowym.
Gdy wprowadziłem system rezerwacyjny, zawsze ktoś zadzwonił, ale odsyłałem do systemu rezerwacji online na stronie. W ten sposób system sam zapisał wszystkie niezbędne dane i sprawdził, czy są jeszcze wolne miejsca. Wysłał też wiadomość z potwierdzeniem rezerwacji. To rozwiązanie niesamowicie zmieniło mój biznes, bo pozwoliło zaoszczędzić około 30-40 godzin pracy w newralgicznym momencie roku. I dlatego wiem, że jest pełno biznesów, dla których inwestycja w system rezerwacyjny pozwala na rozwój firmy.
Rezerwacje od Google – za darmo czy płatne?
Google oferuje możliwość stworzenia kalendarza rezerwacji za darmo. Jest to system prosty do stworzenia i wdrożenia. Jego funkcjonalności zaspokoją podstawowe potrzeby. Zatem sprawdzi się, jeżeli nie potrzebujesz dodatkowych funkcji ponad te:
- wszystkie rezerwacje trwają tyle samo czasu i jest taka sama przerwa pomiędzy nimi,
- automatyczne potwierdzenie rezerwacji drogą mailową
- możliwość dodania kilu podstawowych pól do formularza (bez przesyłania plików)
Zalety darmowego systemu rezerwacji online Google
Darmowy system rezerwacji online od Google ma dla mnie jedną ogromną zaletę. Wielu przedsiębiorców korzysta z kalendarza Google każdego dnia, by zaplanować swoją pracę. Kalendarz rezerwacji mogą udostępnić sobie, by w jednym miejscu mieć zarówno rezerwacje od Klientów, jak i inne swoje wydarzenia.
Drugą zaletą jest ogromna prostota – system można stworzyć w kilka minut, co prezentuję na filmie na dole tego artykułu. Poradzi sobie z tym każda osoba.
Trzecią zaletą jest łatwe udostępnianie kalendarza. Możesz umieścić kod na stronie i kalendarz znajdzie się bezpośrednio w Twoim serwisie, a możesz po prostu podać link – rozwiązanie dobre dla osób, które nie posiadają własnej strony.
Wady darmowego systemu rezerwacji
Przede wszystkim, jak wspomniałem wyżej – ma pewne ograniczenia funkcjonalne. Nie możesz stworzyć kilku kalendarzy na jednym koncie. Zatem nie będzie można przykładowo udostępnić harmonogramów kilku fryzjerów na jednym koncie. Adres mailowy też uważam za wadę, bo będzie on miał rozszerzenie gmail.com. Standardem wizerunkowym jest jednak mieć adres mailowy w domenie firmy, czyli przykładowo rezerwacje@mojafirma.pl zamiast rezerwacjemojafirma@gmail.com. Opis różnic przedstawiam na poniższym screenie zrobionym ze strony Google. Na tej też stronie proponuję rozpocząć tworzenie kalendarza.
Ceny rozbudowanego systemu rezerwacji Google
Aby skorzystać z rozbudowanego systemu, należy wykupić usługę Google Workspace w pakiecie minimum Business Standard. Koszt (w momencie pisania artykułu) wynosi 54zł miesięcznie z rocznym zobowiązaniem. Zatem daje nam to 648zł rocznie. To nie jest taki mały koszt, ale trzeba pamiętać, że otrzymujesz w tej cenie dostęp do narzędzi Google, w tym do 2TB miejsca na dane. Gdy nie będziesz korzystać z innych funkcji, a Twoim celem jest bardziej rozbudowany system rezerwacji online, to ten koszt wydaje mi się dosyć spory, jak za dostęp do kalendarza, który musisz samodzielnie skonfigurować, a jego możliwości, jak na pełnoprawny system rezerwacji też nie powalają na kolana. Jeżeli jednak skorzystasz z innych narzędzi, a funkcjonalności systemu rezerwacyjnego spełniają Twoje wymagania, to cena może być korzystna.
Darmowy system rezerwacji online Google – przewodnik krok po kroku
Ropocznij od założenia adresu mailowego w Gmailu. Zalecam, aby był to inny adres niż prywatny, z którego korzystasz.
Teraz przejź na stronę Google z informacją o harmonogramach. Tam odnajdziesz 2 przyciski „Rozpocznij”. Jeżeli chcesz skorzystać z bezpłatnej formy systemu rezerwacji, kliknij przycisk bez tła.
Ustawienia funkcjonalne kalendarza
System przekieruje Cię do właściwego tworzenia kalendarza, gdzie z lewej strony będą wszystkie dostępne opcje:
- Dodaj tytuł – tytuł ten będzie widoczny na samej górze, dlatego warto zadbać, aby był zrozumiały,
- Długość spotkania – tutaj okreść, ile będzie trwało spotkanie; każde spotkanie musi mieć taki sam okres czasu; nie uwzględniaj w tym czasie przerw,
- Ogólna dostępność – określasz w jakich godzinach można rezerwować spotkania, czyli jeżeli pracujesz od 9 do 17 – tak to określasz; obok każdego dnia tygodnia masz dostępny mały plusik – możesz z niego skorzystać i ustalić przykładowo poranne i popołudniowe godziny pracy,
- Czas oczekiwania – czy kalendarz ma być dostępny od razu czy od określonej daty? W tym miejscu też określisz, ile czasu przed wizytą można dokonać rezerwacji; warto o tym pomyśleć, by ktoś nie dokonał wizyty przykładowo o 10:55 na 11:00, bo nie zdążysz się przygotować,
- Dostosowana dostępność – wyznacz konkretne dni, gdy jesteś niedostępny/-a albo Twoja dostępność ulega skróceniu, np. w przypadku choroby albo urlopu,
- Ustawienia zarezerwowanych spotkań – tutaj przede wszystkim dodasz przerwę pomiędzy spotkaniami.
Ustawienia wizualne kalendarza
Po kliknięciu przysisku „Następny”, system wyświetli drugą i jednocześnie ostatnią stronę konfiguracji. Tutaj będą ustawienia bardziej wizualne, a zatem:
- Lokalizacja i rozmowy wideo – wybierz jedną z dostępnych opcji: spotkanie stacjonarne, rozmowa telefoniczna, rozmowa Google Meet, inne – jeżeli wybierasz spotkanie stacjonarne, określ miejsce; w przypadku Google Meet system automatycznie wygeneruje link do spotkania – świetna sprawa;
- Opis – pojawi się pod tytułem, więc zadbaj, aby potencjalny Klient wiedział dokładnie jaką usługę rezerwuje,
- Formularz rezerwacji – imię i nazwisko oraz adres e-mail są oznaczone jako obowiązkowe, możesz dodać także numer telefonu lub inne dowolne pole.
Gdy klikniesz „Zapisz”, Twój system rezerwacji będzie gotowy. Od tej pory, z tego poziomu możesz go edytować.
Jak udostępnić system rezerwacji online Google na stronie www
Skoro już posiadasz skonfigurowany system, to trzeba o nim powiedzieć światu. W kalendarzu otrzymasz wygląd podobny do poniższego i klikając na nazwę harmonogramu otrzymasz możliwość jego ponownej edycji. Kliknij na „udostępnianie”.
Pojawi się nowe okno z możliwością wyboru: link albo umieść na stronie. Możesz na stronie wstawić link – wtedy Klient po kliknięciu zostanie przeniesiony na osobną strone harmonogramu. Proponuję jednak wybrać opcję umieść na stronie. Otrzymasz 2 opcje: „Przycisk z wyskakującym okienkiem” oraz „Wbudowana strona rezerwacji”. Każda z tych opcji jest dobra, wybierz dowolną i skopiuj dostępny tam kod. Następnie wklej go na stronie. Gdy używasz Elementora lub innego Page Buildera, użyj w tym celu widżetu „HTML”.
Wygląd maili
Twoja konfiguracja jest gotowa! Zrób testową rezerwację i sprawdź, czy wszystko działa. Pamiętaj jeszcze, że pewne dane będą pobierane bezpośrednio z kalendarza. Zatem pamiętaj o ustawieniu języka na polski oraz odpowiedniej strefy czasowej i sposobu prezentacji czasu w systemie 24-godzinnym.
Podsumowanie: czy system rezerwacji Google jest dobry?
Uważam, że ten system rezerwacji jest absolutnie fantastyczny dla małych firm, które nie potrzebują zróżnicowana długości czasu rezerwacji.
Przede wszystkim dawno nie widziałem tak prostego w konfiguracji systemu. Nie wiem, czy na świecie jest inny tak niezawodny kalendarz, jak ten od Google, zatem możesz mieć system rezerwacji dostarczony przez najbardziej niezawodnego dystrybutora.
Jestem bardzo zdziwiony, że ten system rezerwacji jest jeszcze tak mało popularny, bo teraz zupełnie za darmo każdy może mieć rozwiązanie, do niedawna dostępne tylko za ogromne pieniądze.
